Kiedy zarząd nie może działać za spółkę z o.o. ?

Współpraca firmy z radcą prawnym

Uczestnicy profesjonalnego obrotu gospodarczego już się przyzwyczaili do umiejętnego analizowania zasad reprezentacji spółek handlowych. Takie badanie jest dokonywane w oparciu o aktualny odpis z KRS oraz o zapisy umowy spółki (z o.o.). Jednak niekiedy, mimo należytej reprezentacji spółki z o.o., zarząd nie może działać w jej imieniu.

Konflikt interesów

Dotyczy to przede wszystkim tych sytuacji, w których występuje lub potencjalnie może wystąpić tzw. konflikt interesów spółki i członka zarządu.

W codziennym funkcjonowania każdej spółki z o.o. sytuacje takie będą wbrew pozorom dość częste i mogą się regularnie powtarzać. Z kolei popełnienie błędów prawnych w tych przypadkach skutkować będzie co do zasady nieważnością dokonanych czynności prawnych.

W praktyce dotyczy to m.in. zawarcia, zmiany, wykonywania i rozwiązania (czy wypowiedzenia) w szczególności następujących kontraktów:

umowy o pracę, umowy menadżerskiej lub innej umowy pomiędzy spółką a członkiem zarządu dotyczącej wykonywania pełnionej funkcji, w tym określenia wynagrodzenia członka zarządu z tytułu wykonywania ww. umowy,
umowy o poumownym zakazie konkurencji pomiędzy spółką a członkiem zarządu,
umowy o przydział akcji w ramach programu akcjonariatu pracowniczego,
umowy o powierzenie mienia spółki (pracodawcy) członkowi zarządu (np. samochód służbowy),
umowy o szkolenie pomiędzy spółką a członkiem zarządu, zobowiązującej członka zarządu do zwrotu kosztów szkolenia w razie wypowiedzenia przez niego umowy ze spółką w określonym czasie po zakończeniu szkolenia,
umowy pożyczki pracowniczej pomiędzy spółką a członkiem zarządu.

Zasada reprezentacji spółki

W opisanych powyżej sytuacjach (oraz we wszelkich sporach pomiędzy spółką a członkiem zarządu – o czym będzie więcej poniżej), zgodnie z art. 210 § 1 k.s.h. spółkę reprezentuje:

  • rada nadzorcza lub
  • pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Pierwotnie przyjmowano, zwłaszcza w orzecznictwie, dosłowną wykładnię powołanego przepisu i wymagano, aby to cała rada nadzorcza działała za spółkę przy zawieraniu umowy z członkiem zarządu, nie zaś jeden z jej członków. Ponieważ rozwiązanie takie było niepraktyczne, z czasem wypracowano stanowisko (np. wyrok SN z 23.07.2009, II PK 36/09), że wprawdzie rada nadzorcza określa w swojej uchwale kluczowe warunki umowy z członkiem zarządu, ale już samo wykonanie takiej uchwały (podpisanie umowy) można powierzyć jednemu z jej członków.

Umowa pomiędzy jednoosobową spółką a jej wspólnikiem (członkiem zarządu)

Powyższa zasada reprezentacji nie obowiązuje jeżeli stroną umowy jest z jednej strony jedyny członek zarządu będący jednocześnie jedynym wspólnikiem spółki a z drugiej strony ta jednoosobowa spółka z o.o. Zgodnie z art. 173 § 2 k.s.h. w takim przypadku ta sama osoba fizyczna podpisuje umowę w imieniu obu jej stron (w imieniu własnym i w imieniu spółki), natomiast przepis wymaga formy aktu notarialnego dla każdej takiej czynności. Ponadto, o zawarciu takiej umowy notariusz sporządzający akt zawiadamia z urzędu sąd rejestrowy właściwy dla spółki i przesyła do jej akt rejestrowych wypis aktu notarialnego.

Powyższa sytuacja będzie dotyczyć m.in.:

udzielenia przez jedynego wspólnika (członka zarządu) pożyczki spółce,
zawarcia umowy przenoszącej na spółkę udziały w celu ich umorzenia (umorzenie dobrowolne),
zawarcia umowy o świadczenie usług przez jedynego członka zarządu (wspólnika) na rzecz spółki,
zawarcia tzw. umowy aportowej pomiędzy wspólnikiem a spółką dotyczącej przeniesienia własności aportu na spółkę w wykonaniu uchwały o podwyższeniu kapitału zakładowego spółki.

radca prawny - pomoc prawna dla firm

Problem z umowami trójstronnymi

Sytuacja komplikuje się nieco w przypadku takich transakcji, w których – poza spółką i jej członkiem zarządu – występują również osoby trzecie. Problem jest szczególnie aktualny w tych jakże licznych w polskim obrocie spółkach z o.o., w których członkami zarządu są wspólnicy spółki. Takie umowy trójstronne mogą dotyczyć przykładowo:

zawarcia przez spółkę, jej wspólników (członków zarządu) z potencjalnym inwestorem listów intencyjnych, umów o zachowanie poufności czy umów inwestycyjnych,
zawarcia wszelkich umów gwarancyjnych z kontrahentami, gdzie członkowie zarządu (wspólnicy) poręczają wykonanie umowy przez spółkę,
zawarcia umów sprzedaży udziałów w spółce z o.o. albo majątku spółki z o.o. na rzecz inwestora, któremu jednocześnie, jako strona umowy, członkowie zarządu (wspólnicy) składają określone zapewnienia i gwarancje oraz zobowiązują się do określonych działań.

W omawianym przypadku pełnomocnik spółki powołany przez zgromadzenie wspólników albo rada nadzorcza działająca w trybie art. 210 k.s.h. jest uprawniona do działania wyłącznie w relacji spółką – członek zarządu. Natomiast ww. podmioty (pełnomocnik, rada nadzorcza) nie są już uprawnione do reprezentowania spółki w relacji z podmiotem trzecim.

Rozwiązanie praktyczne tego problemu jest najczęściej następujące: zgromadzenie wspólników spółki podejmuje uchwałę o powołaniu pełnomocnika do zawarcia trójstronnej umowy, gdzie stronami są również spółka i członek zarządu (pełnomocnictwo nr 1). Jednocześnie spółka udziela temu samemu pełnomocnikowi drugiego pełnomocnictwa do zawarcia w imieniu spółki tej samej trójstronnej umowy z udziałem podmiotu trzeciego (pełnomocnictwo nr 2). W ten sposób jedna i ta sama osoba (pełnomocnik) działając w oparciu i pełnomocnictwa nr 1 i 2 zawiera umowę z podmiotem trzecim. Oczywiście warunkiem takiego działania jest m.in. wyłączenie w obu ww. pełnomocnictwach zakazu dokonywania czynności prawnych „z samym sobą”, zgodnie z art. 108 zd. 2 k.c.

Spór z członkiem zarządu

Jak już wskazano powyżej, przepis art. 210 k.s.h. wskazuje, że nie tylko przy umowach ale również w razie sporu z członkiem zarządu spółkę winien reprezentować pełnomocnik zgromadzenia wspólników albo rada nadzorcza.

Wiele spółek z o.o., w tym zwłaszcza mniejszych, prywatnych biznesów, nie ma rad nadzorczych. Jeżeli spółka, jak to często bywa, jest kontrolowana przez dwóch wspólników (np. w „patowym” parytecie 50%-50%) oraz te same osoby (wspólnicy) lub ich przedstawiciele są członkami zarządu, powołanie pełnomocnika przez zgromadzenie wspólników jest niewykonalne z uwagi na brak zgody głównych decydentów.

Z kolei członek zarządu nie może działać za spółkę i pozwać w jej imieniu drugiego członka zarządu, ze względu na wyraźny zakaz w art. 210 k.s.h. (pomijając fakt, że najczęściej w takiej konfiguracji właścicielskiej, umowa spółki wymaga łącznej reprezentacji przez obu członków zarządu).

W takim wariancie rozwiązaniem może być skorzystanie z przepisu art. 244 k.s.h., zgodnie z którym wspólnik nie może głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką.

Zatem jeżeli członek zarządu, z którym spółka (drugi wspólnik) chce toczyć spór, jest jednocześnie wspólnikiem spółki, nie bierze on udziału w głosowaniu nad uchwałą o powołaniu pełnomocnika przez zgromadzenie wspólników do reprezentowania spółki w tym sporze.

Jeżeli natomiast wspólnik delegował do zarządu inną osobę zamiast osobistego wykonywania tej funkcji, powyższy przepis nie znajdzie już zastosowania. W takim przypadku należy założyć, że wspólnik nie dopuści do powołania pełnomocnika spółki przez zgromadzenie wspólników.

Wówczas można ewentualnie rozważyć skorzystanie z przepisu art. 253 § 2 k.s.h., zgodnie z którym jeżeli zarząd nie może działać za spółkę, a brak jest uchwały wspólników o ustanowieniu pełnomocnika, sąd właściwy do rozstrzygnięcia powództwa wyznacza kuratora spółki. Przepis ten stanowi wprawdzie rozwinięcie kwestii z § 1 dotyczącej sporu o uchylenie lub stwierdzenie nieważności uchwały. Niemniej wydaje się, że można posiłkowo wykorzystać ten przepis i również w omawianym przypadku wnioskować do sądu o wyznaczenie kuratora.

W wielu sytuacjach, w których funkcjonowanie firmy jest mocno uzależnione od zgodności z przepisami prawa, warto zasięgnąć porady prawnej lub zatrudnić dla firmy radcę prawnego – Agata Kościuk prowadzi w Jaworznie kancelarię prawną, w ramach której współpracuje z przedsiębiorstwami z południowej Polski, ale także z innych regionów.