Wystawiona w momencie sprzedaży lub do paragonu faktura jest najważniejszym potwierdzeniem zawartej transakcji i podstawą do odliczenia podatku naliczonego VAT. Co stanie się, jeśli nabywca lub usługobiorca zgubi fakturę otrzymaną od sprzedawcy lub dokument ulegnie zniszczeniu? Nie można przecież wystawić nowej faktury z kolejnym numerem do tej samej transakcji. Nabywca może zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie duplikatu faktury. Kiedy należy go wystawić i jakie informacje powinny znaleźć się na duplikacie?
Czym jest duplikat faktury?
Zgodnie z art. 106l ustawy o VAT, podatnik jest upoważniony do wystawiania ponownie faktury (jej duplikatu) wyłącznie na wniosek nabywcy lub w przypadku zagubienia lub zniszczenia pierwotnej faktury przez sprzedawcę. Duplikat faktury jest traktowany, według regulacji ustawy o VAT, jako pełnoprawna faktura – zawarte na nim dane powinny być w pełni zgodne z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub sprzedawcy.
Konieczność posiadania faktury VAT lub jej duplikatu wynika z przepisów ustawy o VAT, zgodnie z którymi przedsiębiorca (nabywca) korzystający z prawa odliczenia kwoty podatku naliczonego ma obowiązek posiadania faktur potwierdzających nabycie towarów i usług nie tylko w momencie rozliczania się z podatku, ale także przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Brak faktury lub jej duplikatu skutkuje tym, że przedsiębiorca który odliczył podatek VAT przypisany do danej faktury jest zobowiązany do wykonania korekty swojej deklaracji VAT obejmującej zagubioną fakturę.
Kiedy przedsiębiorca powinien wystawić duplikat faktury?
Sprzedawca wystawiający fakturę VAT swojemu nabywcy powinien dotrzymać terminów wystawiania oryginałów faktur obowiązujących na podstawie ustawy o VAT. Poza nimi, ustawa nie określa dodatkowych terminów w jakich można wnioskować o wystawienie duplikatu faktury – nabywca może wnioskować do sprzedawcy o wystawienie duplikatu faktury w dowolnym momencie, w którym zorientuje się o jej zagubieniu lub zniszczeniu. Jeśli sprzedawca zagubi fakturę po swojej stronie, ale nabywca posiada oryginał dokumentu, nie powstaje formalny obowiązek do jej duplikowania. Na potrzeby ewidencji oraz perspektywy możliwego zagubienia dokumentu przez nabywcę warto upewnić się jednak, że sprzedawca ma dostęp do wszystkich dokumentów sprzedażowych przynajmniej przez okres 5 lat, licząc od końca roku wystawienia dokumentu.
Co ważne, jeśli faktura oryginalna nie dotrze do nabywcy (zaginie podczas wysyłki drogą pocztową lub zostanie zniszczona), do odliczenia podatku VAT uprawnia nabywcę wyłącznie duplikat faktury, traktowany w takiej sytuacji jako faktura pierwotna. Dla sytuacji takich prawo do odliczenia podatku powstaje dopiero w okresie, w którym nabywca otrzyma duplikat faktury.
W jaki sposób wystawić duplikat faktury?
Duplikat faktury musi zawierać wszelkie informacje ujęte na fakturze pierwotnej: jej treść powinna zostać odtworzona na podstawie faktur zapisanych w programie do faktur, z jakiego korzysta sprzedawca lub, jeśli to sprzedawca zagubił fakturę, na podstawie dokumentu będącego w posiadaniu nabywcy.
Na duplikacie musi obowiązkowo znaleźć się dopisek „DUPLIKAT” przy numerze pierwotnej FV (duplikat nie zyskuje nowego numeru faktury). Data na duplikacie powinna być datą ponownego wystawienia FV.
Do wystawiania duplikatów upoważnieni są:
- przedsiębiorcy (sprzedawcy),
- uprawnieni pracownicy,
- współpracujące ze sprzedawcą biura rachunkowe,
- księgowi.
Sprzedawca ma obowiązek wystawienia duplikatu faktury VAT na prośbę i wniosek nabywcy, zgłoszony w formie pisemnej lub ustnej.
Duplikat faktury w programie online czy wystawiony ręcznie?
Najłatwiejszym sposobem na przygotowanie duplikatu jest korzystanie przez sprzedawców z praktycznych programów do fakturowania online, przechowujących archiwum wystawionych dokumentów sprzedażowych i umożliwiających powrót do nich w celu przygotowania korekty lub duplikatu. Korzystając z oprogramowania do faktur łatwiej jest też wybrać sposób dostarczenia duplikatu faktury – jeśli nabywca zgubił dokument w formie papierowej, przedsiębiorca może wygenerować duplikat i przesłać go ponownie w formie papierowej lub wygodniejszej formie elektronicznej.
W przypadku ręcznego wystawiania faktur, najłatwiej jest skorzystać ze standardowego wzoru dokumentu. Przy generowaniu duplikatu należy wówczas pamiętać jedynie o dopisku DUPLIKAT przy numerze faktury oraz wystawieniu aktualnej daty przygotowania dokumentu.