Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), posiadająca numer pozwalający na jej jednoznaczną identyfikację w tym systemie.
Fakturę ustrukturyzowaną może wystawić każdy podatnik za pośrednictwem indywidualnego konta w KseF. Oprogramowanie interfejsowe służące do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych od 2022 roku jest dostępne na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Wzór tego typu faktury jest z kolei dostępny na elektronicznej platformie usług administracji publicznej. Obligatoryjnymi elementami faktury ustrukturyzowanej są:
- data wystawienia,
- numer jednoznacznie identyfikujący fakturę,
- imię i nazwisko lub nazwa podatnika,
- nazwa nabywcy towarów lub usług,
- numer identyfikacyjny podatnika,
- numer identyfikacyjny nabywcy towarów lub usług,
- adres podatnika,
- adres nabywcy towarów lub usług,
- data dokonania albo zakończenia sprzedaży towarów lub wykonania usługi,
- nazwa towaru lub rodzaj usługi,
- cena jednostkowa netto,
- kwota opustów i obniżek cen,
- stawka podatku,
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
- kwota należności ogółem.
Otrzymanie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy. Akceptacja powinna się przy tym odbywać na zasadach podobnych do tych obowiązujących w wypadku faktur elektronicznych.
Kto jest zobowiązany do wystawienia faktury ustrukturyzowanej?
Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych z wykorzystaniem rządowych narzędzi zostało zaaprobowane przez Komisję Europejską, która przystała na propozycję Ministerstwa Finansów, czyniąc Polskę czwartym krajem Unii Europejskiej, po Włoszech, Hiszpanii i Portugalii, stosującym tego typu system. Zgodnie z przyjętymi przepisami, od 2023 roku faktura ustrukturyzowana ma być obowiązkowa dla:
- wszystkich podatników zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT,
- podatników zwolnionych z podatku VAT,
- podatników posiadających polski identyfikator podatkowy NIP, którzy są zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS.
Warto w tym miejscu zauważyć, iż wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur w bieżącym roku przechodzi fazę testów. Wprowadzenie obowiązku fakturowania z wykorzystaniem KSeF ma zostać poprzedzone obszernymi konsultacjami publicznymi.
Zmiany w wystawianiu faktur ustrukturyzowanych wprowadzone w tym roku
Polscy podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane od 1 stycznia 2022 roku, wykorzystując w tym celu Krajowy System e-Faktur. W bieżącym roku wystawianie tego typu faktur w KSeF jest dobrowolne, dostępne są przy tym dotychczasowe formy fakturowania, czyli faktura papierowa i elektroniczna. Na mocy wprowadzonych przepisów faktura ustrukturyzowana jest uznawana za rodzaj faktury elektronicznej, co oznacza, że dotyczą jej regulacje prawne regulujące użycie faktur elektronicznych. W 2022 roku w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzowanych postanowiono, że:
- do faktur tego typu nie mają zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, ponieważ nie występuje możliwość zniszczenia ani zgubienia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF,
- KSeF nie przewiduje możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do faktur ustrukturyzowanych, ze względu na fakt, iż faktury tego typu wymagają akceptacji odbiorcy pierwotnej wersji faktury,
- noty korygujące do faktur ustrukturyzowanych są wystawiane i otrzymywane na zasadach dotychczasowych, czyli poza KSeF,
- w KSeF nie ma możliwości wystawienia faktur, w odniesieniu do których odrębne przepisy przewidują brak:
- obowiązku ujęcia numeru identyfikującego sprzedawcę na potrzeby podatku,
- danych pozwalających na jednoznaczną identyfikację nabywcy,
- podatnicy wystawiający faktury ustrukturyzowane mogą korzystać ze skróconego z 60 do 40 dni terminu zwrotu podatku VAT.
Oprogramowanie do faktur online
Nowoczesne i intuicyjne oprogramowanie do faktur online Melpe umożliwia wygodne i funkcjonalne zarządzanie dokumentami sprzedażowymi. Pozwala pozostawać na bieżąco ze zmianami z zakresu procesu fakturowania i zachować pełną kontrolę nad finansami firmy.
Dzięki wykorzystaniu oprogramowania do wystawiania faktur nie jest potrzebna rozległa wiedza z dziedziny księgowości i obowiązujących w zakresie prawa podatkowego regulacji. Użytkownicy mogą rejestrować dokumenty sprzedażowe i w każdym momencie mają dostęp do pełnej zgromadzonej dokumentacji, co pozwala zaoszczędzić cenny czas i w wielu wypadkach pominąć etap konsultacji z działem księgowości.