Filozofia Kaizen jest doskonale znaną dziś metodą ciągłego doskonalenia, stosowaną przede wszystkim w przedsiębiorstwach produkcyjnych – środowisku, z którego w istocie się wywodzi. Najbardziej rozpowszechniła ją Toyota, w której ślad poszły początkowo duże japońskie, a później światowe przedsiębiorstwa. Kaizen to obecnie jedna z podstaw Lean Management i zdecydowanie ważniejsza z metod dla tych, którzy pragną zyskać wysoką pozycję rynkową dzięki skutecznemu zarządzaniu produkcją. Czy jednak Kaizen faktycznie ogranicza się wyłącznie do produkcji. Jak wyglądałoby jej wdrożenie w firmie usługowej?
Podstawowe założenia i wytyczne Kaizen
Kaizen traktowana jako strategia biznesowa jest w założeniu metodą, która opiera się na angażowaniu wszystkich pracowników firmy czy organizacji w doskonalenie wszystkich obszarów jej działania. W przeciwieństwie do kultury zachodu, w której to pracownicy niższego szczebla podporządkowują się bez możliwości sprzeciwu zasadom i normom narzuconym z góry, w kulturze japońskiej kładzie się nacisk na pracę zespołową i stałe poszukiwanie pomysłów udoskonalania wszystkich obszarów organizacji przez każdego pracownika.
Zgodnie ze sposobem myślenia Japończyków i ich podejścia do kwestii biznesowych, Kaizen kładzie nacisk na tzw. „małe kroczki”, a więc orientacja na procesy i ich doskonalenie, a nie wyłącznie na zysk. Poprzez drobne zmiany, których efekt może nie być widoczny od razu, Kaizen dostrzega ograniczenie wydatków na usprawnianie procesów, jednocześnie zwiększając (w dalszej perspektywie) rentowność całej firmy. Kaizen opiera się więc na stałym poszukiwaniu i wprowadzaniu udoskonaleń we wszystkich obszarach działalności firmy oraz na każdym stanowisku pracy, prowadząc do osiągnięcia założonych celów poprzez wprowadzanie regularnych, niewielkich zmian.
Kaizen w firmie usługowej
Już sama definicja Kaizen pokazuje, że metodę tę można przyjąć nie tylko w warunkach przemysłowych, ale właściwie każdej branży na rynku. W praktyce niejednokrotnie zdarza się, że to właśnie firmy usługowe mają problem z wprowadzaniem zmian i innowacji, bo pracownicy zwyczajnie boją się nowego i podchodzą do zmian niechętnie. Kaizen pozwala tu walczyć z niechęcią i pokazać, jak wiele dobrego mogą zdziałać potencjalnie niewielkie udoskonalenia procesów, a jednocześnie zachęca pracowników by dzielili się oni swoimi pomysłami dotyczącymi wszelkich usprawnień w firmie.
Jednym z najważniejszych aspektów wprowadzania Kaizen w firmach usługowych jest zrozumienie potrzeby angażowania wszystkich pracowników w proces usprawniania działań firmy. Czasem to właśnie pracownicy niższego szczebla są w stanie dostrzec problemy i braki, których nie widzą managerowie czy zarząd wyższego szczebla. Nie chodzi tu oczywiście o to, by pracownicy tworzyli strategię i niejako rządzili firmą, ale by mieli szansę zgłaszanie swoich pomysłów i nie czuli, że zostaną one zignorowane i wyśmiane. To właśnie dzięki wiedzy, że pomysł wyszedł od pracowników, zespół będzie bardziej chętny i zaangażowany w zmianę, przynosząc tym samym spodziewane rezultaty.
Sprawdź również: Zastosowanie Kaizen w produkcji
Po co jednak robić to wszystko? Okazuje się, że Kaizen lub certyfikacja ISO może mieć wpływ na właściwie każdy obszar działalności firm usługowych, przy czym najbardziej zauważalne zmiany można dostrzec próbując wyeliminować marnotrawstwo czy zwiększyć efektywność stanowisk pracy. Podstawą będzie tu wprowadzenie szeregu działań mających na celu eliminację ogólnie pojętego bałaganu i optymalizację obszarów, które nie stanowią wartości dla klientów tak, by generowały jak najmniej kosztów. Przykładowymi działaniami będą tu techniki takie jak 5S, czyli wprowadzanie schludności i porządku na stanowiskach pracy, dzięki którym podniesie się efektywność i jakość pracy pojedynczych, codziennych czynności.